quarta-feira, 26 de janeiro de 2011

Como redigir um Oficio

Não é fácil escrever um oficio, pois devemos seguir algumas regras. Para as Associações ONGs entre outros e de extrema importância saber elaborar desta correspondencia oficial.
vai a baixo regras que a Filhos da Corrente segue na hora de elaborar um Oficio:

Correspondência Oficial

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Correspondência oficial é aquela que tem origem em órgãos da administração

pública, é elaborada por agentes públicos credenciados a falar em nome da instituição

e tem como finalidade tratar de assuntos relacionados com o serviço público. A

correspondência oficial pode ser interna, quando se dá entre os setores de uma repartição,

ou externa, quando ocorre entre dois órgãos públicos ou entre órgãos públicos

e particulares.

Diversamente da particular, a correspondência oficial não põe em relação dois

indivíduos, mas sim dois órgãos públicos, ou um órgão público e um particular,

por meio de seus agentes. Em razão disso, as marcas autorais do texto de

correspondência oficial tendem a dar lugar a fórmulas impessoais e, em grande

parte, padronizadas.

São documentos que constituem a correspondência oficial o ofício, o memorando,

a carta, o telegrama, como também as mensagens de correio eletrônico, o cartão

ou qualquer texto escrito que tenha como origem um órgão público e por finalidade

o tratamento de assuntos a ele relativos.

Este manual detém-se apenas no exemplo do ofício, por ser o documento mais

amplamente utilizado na Assembléia Legislativa.

Ofício

Modelos nos 66 a 72

O texto mais utilizado na correspondência oficial é certamente o do ofício,

documento de que faz uso o titular do órgão ou alguém por ele indicado, para

tratar dos mais variados assuntos – políticos, administrativos, culturais, financeiros,

etc. – com outros órgãos públicos, com entidades privadas ou diretamente

com os cidadãos.

Por meio de ofícios, são feitos agradecimentos, convites, convocações, intimações,

solicitações, assim como são encaminhados requerimentos, proposições de lei, pedidos

de informação, relatórios finais de comissões, etc.

Na Assembléia, além do uso para correspondência externa, o ofício pode servir

também para correspondência interna entre o Presidente e os demais Deputados.

Essa opção justifica-se pelo fato de os gabinetes, mesmo sendo órgãos internos, funcionarem

com autonomia política dentro do Poder Legislativo.

O ofício é utilizado internamente, por exemplo, para formalizar o convite para

uma reunião do Colégio de Líderes, dar resposta a requerimento, fazer encaminhamento

de documentos, entre outros propósitos.

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Na Assembléia, adotam-se basicamente

duas formas de se dirigir ao

destinatário: Excelentíssimo Senhor ou

Excelentíssima Senhora, Ilustríssimo Senhor

ou Ilustríssima Senhora, além dos vocativos

eclesiásticos específicos. Em alguns casos,

essas expressões são seguidas dos

nomes dos cargos a que se referem.

Não se usa Prezado Senhor ou Prezada

Senhora, tratamento informal mais

apropriado para a carta, por exemplo.

Um vocativo mais extenso pode indicar

mais deferência para com o destinatário,

como, por exemplo, o uso da

expressão Excelentíssimo Senhor Governador

no lugar de simplesmente Excelentíssimo

Senhor. Tais normas variam

de acordo com cada instituição.

O importante é a uniformidade de

critérios.

Na Assembléia, usa-se o vocativo

sempre por extenso e seguido de dois

pontos. Nada impediria que ele fosse

seguido de vírgula ou que ficasse sem

sinal de pontuação.

e) Texto: é recomendável que cada

ofício contenha um único assunto.

Tratar de vários assuntos num único

ofício dificulta não só o seu controle

e o seu arquivamento, mas também a

compreensão do seu objetivo.

• introdução: deve-se iniciar o texto

da correspondência de forma objetiva

e direta, sem deixar de ser polida. O

que é mais importante deve vir em

primeiro lugar. É recomendável evitar,

na introdução, expressões redundantes

como: Tem este o objetivo de

..., Venho por meio deste informar ..., Venho

pelo presente ..., Sirvo-me do presente

para ... e outras semelhantes.

No lugar delas, pode-se introduzir

o assunto com o uso de verbos no pre-

Estrutura

Modelo nº 66

O ofício apresenta as seguintes partes:

a) Cabeçalho ou timbre: compõem o

cabeçalho o brasão e o nome do órgão.

b) Número de controle: os ofícios

recebem numeração de ordem do setor

de origem dentro de cada ano civil.

Isso permite o controle do documento,

seu acompanhamento e arquivamento.

Tendo em vista a diversidade

de assuntos tratados pelas diferentes

diretorias e gerências, é aconselhável

que cada setor tenha o seu próprio

controle e numeração.

Na resposta a qualquer ofício (ou

a qualquer tipo de correspondência numerado),

deve ser mencionado o seu

número de controle para que o destinatário

possa localizar com facilidade

o ofício que ensejou aquela resposta.

c) Local e data: são colocados no lado

direito da mesma linha em que se

coloca o número de controle do ofício,

devendo-se observar o uso, para o primeiro

dia do mês, de número ordinal.

No caso de o papel timbrado já

conter o nome da cidade, torna-se desnecessário

repetir o local, podendo-se

escrever simplesmente a data.

d) Vocativo: é a primeira referência

que se faz, no texto, ao destinatário

do ofício e determina a forma de

tratamento a ser utilizada no documento.

Um vocativo mais formal indica

um grau de formalidade maior com o

interlocutor, devendo-se manter a coerência

do registro no texto.

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

sente do indicativo, tais como: Convido V.

Exa. ..., Informo V. Exa. de que ..., Submeto

à apreciação de V. Exa. ..., Encaminho a

V. Exa. Revma. ..., Solicito a V. Revma. a

gentileza de ..., etc.

Tal praxe não invalida, contudo, o

uso de expressões de polidez como Tenho

o prazer de comunicar a V. Sa. que ...

ou Tenho a honra de convidar V. Exa. ...

Pode-se também introduzir o ofício com

a fórmula Cumprimentando-o cordialmente

... ou Dirijo-me a V. Sa. para ... .

• desenvolvimento: o texto deve ter tantos

parágrafos quantos forem necessários

para o desenvolvimento do assunto,

embora seja comum que se atinja

o objetivo da correspondência com apenas

um parágrafo.

Deve-se evitar o uso de parágrafos

longos, que, além de desencorajarem a

leitura, facilitam a ocorrência de trechos

confusos e obscuros. Frases curtas

e na ordem direta favorecem a clareza

e a objetividade da mensagem. É

conveniente deixar que as idéias de

menor importância fiquem subordinadas

na construção da frase; as idéias

centrais, por sua vez, devem vir no

início ou no fim da frase para que tenham

destaque.

É preciso ficar atento ao paralelismo,

ou seja, ao arranjo de duas ou mais idéias

semelhantes em estruturas semelhantes,

o que favorece a concisão e o equilíbrio

do texto.

f) Fecho de cortesia: o ofício, assim

como as cartas, simula de alguma forma

o ritual de uma conversação. A saudação,

a “conversa” e a despedida corresponderiam,

respectivamente, ao

vocativo, ao assunto tratado e ao fecho.

O fecho pontua, assim, o término da

interação. A sua colocação destacada

cumpre, visualmente, o papel de marcar

o final da “conversação” no ofício.

Devem-se evitar os fechos longos e

rebuscados. Na correspondência oficial

da Assembléia, empregam-se apenas

dois fechos: Respeitosamente e Atenciosamente,

centralizados e seguidos de vírgula.

Usa-se Respeitosamente para autoridades

a quem se queira tratar com especial

deferência e Atenciosamente para as

demais autoridades.

g) Assinatura: o signatário do ofício é

o responsável pelo seu conteúdo. Quem

assina o ofício é o titular do órgão ou

alguém por ele indicado para falar em

nome da instituição, caso em que a situação

deve ser esclarecida no começo do

ofício: Por determinação do Exmo. Sr. Presidente

desta Casa, encaminho ... .

Recomenda-se que o ofício seja assinado

por alguém de posição hierárquica

igual ou semelhante à do destinatário.

A competência para o encaminhamento

(a assinatura) de ofícios é estabelecida,

no caso da Assembléia Legislativa,

pelo seu Regimento Interno. Incumbe

ao Presidente, por exemplo, assinar

os ofícios dirigidos ao Presidente da

República, aos Governadores de Estado

e do Distrito Federal, aos Ministros e aos

Secretários de Estado, aos Presidentes do

Congresso Nacional, da Câmara dos

Deputados, do Senado Federal, das Assembléias

Legislativas e dos Tribunais,

bem como a autoridades diplomáticas e

religiosas. Já o 1°-Secretário assina a correspondência

oficial que não for atribuída

ao Presidente.

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Permite-se, na Assembléia, que o

Presidente assine a resposta a toda a correspondência

que lhe for diretamente

dirigida, independentemente de quem a

tenha encaminhado.

Deve-se lembrar que não é necessário

mencionar, no nome do cargo, o

nome da instituição, pois esta é uma informação

que já vem inscrita no timbre

do papel. Assim, abaixo do nome do

Presidente da Assembléia Legislativa,

basta escrever Presidente.

Ofício assinado por

mais de uma pessoa

A ordem de assinaturas segue a

hierarquia dos cargos, começando

do de nível inferior (é como

se o ocupante do cargo mais alto

desse seu aval às informações

prestadas por aquele que tem

acesso direto a elas). No caso de

signatários de mesma hierarquia,

as assinaturas devem vir lado a

lado.

Quando se tratar de cargos hierarquicamente

do mesmo nível,

as assinaturas virão em lista alfabética.

Por exemplo, se houver vários signatários

de mesma posição hierárquica

(todos os Líderes de bancadas,

por exemplo) e o Presidente

da Casa, este assina primeiro, em

destaque, e os demais, em seguida,

em ordem alfabética.

h) Anexo: além de ser usado para encaminhar

documentos, pode servir também

como forma de apresentar informações

cuja articulação seria difícil de fazer

no texto do ofício.

Deve-se mencionar no ofício o número

de anexos, sem especificar o seu conteúdo,

salvo se, por questão de segurança,

houver necessidade de conferência dos

anexos no ato da entrega do documento.

i) Endereçamento interno: deve-se indicar,

na primeira página do ofício, o

nome, o cargo e o endereço do destinatário.

Este pode ser completo ou constituído

simplesmente do nome do Município

e da sigla do Estado.

Deve-se tomar especial cuidado com

a correção do nome e dos dados do destinatário,

a fim de evitar os constrangimentos

que erros nesse registro costumam

causar.

A forma de tratamento utilizada no

endereçamento deve manter a coerência

tanto com o vocativo quanto com o tratamento

utilizado no texto.

Não importando quantas folhas tenha

o ofício, a assinatura deve vir no final

do texto, e o endereçamento interno,

sempre na primeira página.

A elaboração do ofício:

particularidades

Adequação ao contexto

Muito embora haja diretrizes gerais a

serem seguidas na elaboração de um ofício,

vários fatores específicos de cada situação

interferem no modo como ele é

redigido e na modulação que se dá à sua

linguagem. O redator deve avaliar os

elementos da interação no caso concreto:

quem assina e a quem se destina o

ofício, o que se pode dizer, quais as circunstâncias

políticas, o significado de

determinadas expressões no momento,

etc.

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Adequação do texto ao destinatário

Ao contrário de documentos como

o pronunciamento, o edital, a portaria

ou o projeto de lei, que possuem múltiplos

e, por vezes, desconhecidos destinatários,

o ofício, com exceção do ofício

circular, é um documento personalizado,

que possui apenas um destinatário, claramente

identificado. Por isso, sempre que

possível, é conveniente, sem banalizações,

observar aspectos como nível de

escolaridade, idade e interesses do destinatário,

para que a mensagem possa

ser mais bem recebida por ele.

É comum, por exemplo, o Presidente

da Assembléia receber dos cidadãos perguntas

sobre a tramitação de determinado

projeto de lei. Na resposta, é importante

adequar a linguagem não só ao

grau de instrução do destinatário, mas ao

conhecimento que este demonstra ter do

processo legislativo. Os termos técnicos,

por exemplo, devem ser evitados ou esclarecidos,

e respostas mais concretas

devem ser buscadas.

É fato comum o remetente ignorar

questões ou solicitações formuladas por

seu interlocutor. Por isso, é muito importante

a atenção para responder ou atender,

da forma mais precisa possível, a todas

as perguntas formuladas ou itens solicitados.

Adequação do texto ao signatário

Quem assina o ofício é o titular do

órgão, mas quem o elabora, na grande

maioria dos casos, é um redator especializado

no assunto, cujo papel é tentar,

com o máximo de fidelidade e da

melhor forma, traduzir, no seu texto, a

intenção do signatário.

Prefere-se na Assembléia o uso da 1ª

pessoa do singular, não obstante haver

quem ache que tal uso possa marcar o

texto com um tom impositivo ou personalista.

Na verdade, ao usar a 1ª pessoa

do singular, o titular de uma instituição

nada mais faz que assumir o papel que

lhe é atribuído, por dever e por direito, de

falar em nome daquele órgão.

Informações implícitas

As informações que o destinatário

do ofício partilha com o remetente indicam

muitas vezes o que se pode omitir

e o que pode ser mais bem explicado

no texto.

Quando, por exemplo, o Presidente

da Assembléia encaminha uma proposição

de lei ao Governador do Estado para

sanção, não é necessário que se explique

no ofício de encaminhamento todo o

processo que deu origem àquela proposição

de lei, já que esse é um conhecimento

dividido implicitamente pelos

dois interlocutores.

Linguagem

Formalidade

Na redação de ofícios, a característica

mais marcante talvez seja a formalidade,

que se expressa na adoção do

padrão culto de linguagem, no uso de

formas de tratamento como V. Exa.,

V. Sa., V. Ema., etc., bem como na

impessoalidade e na neutralidade com

que os assuntos e o destinatário são

tratados. Tais características conjugamse

bem com um registro mais formal

e com a observância das regras prescritas

pela gramática normativa.

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Objetividade

O ofício tem-se aproximado, em

sua forma e linguagem, das cartas comerciais,

cuja principal característica é

a objetividade. Sem dispensar a polidez

e a cortesia, deve-se buscar um

texto acessível, direto e preciso, evitando-

se o uso de jargões, clichês, frases

feitas, arcaísmos e preciosismos e também

as digressões e as frases vazias,

destituídas de sentido.

Cordialidade

É regra que o ofício seja cordial

e amistoso. No entanto, dependendo

do assunto, o tom pode (e deve)

variar, uma vez que o documento pode

também ser usado para protestar

contra determinada situação. De qualquer

forma, a elegância, a polidez e o

respeito pelo destinatário devem ser

mantidos.

A título de exemplo, fazer um pedido

com Solicito-lhe a gentileza de enviar a esta

Casa é diferente de fazê-lo com Solicitolhe

enviar a esta Casa.

Formas de tratamento

A forma de tratamento é escolhida

em função do cargo, e não da pessoa

que o ocupa, e o termo que será usado

varia, considerando-se a relação hierárquica

entre remetente e destinatário.

O quadro constante neste manual

apresenta as convenções adotadas na

Assembléia.

Na dúvida, deve-se dar preferência à

forma de tratamento que confira maior

distinção.

Caso se queira demonstrar deferência

com determinada autoridade, todas as

formas de tratamento devem vir por extenso,

tanto no texto quanto no

endereçamento interno.

Digníssimo – A Assembléia eliminou,

em todos os casos, o uso dos adjetivos

Digníssimo (DD. ou Dig.mo), Mui Digno

(MD.) e Meritíssimo (MM. ou M.mo), tanto

no encaminhamento quanto no envelope.

Doutor – Não é forma de tratamento,

mas um título acadêmico conferido

àqueles que possuem doutorado.

No entanto, é praxe no Brasil o

uso desse título para tratar não só as

autoridades de maneira geral, mas

médicos e advogados, entre outras

categorias profissionais. Atendendo ao

costume, é aceitável, mas não recomendável,

usar Dr. ou Dra. antes do

nome de autoridades públicas.

Destinatário com dois cargos de hierarquia

diferente – Quando o destinatário

do ofício ocupa, simultaneamente,

dois cargos de hierarquia diferente,

que mereçam formas distintas

de tratamento, deve-se tratar a pessoa

pela forma usada para o cargo

hierarquicamente superior.

Exemplo:

Se o destinatário for um Secretário de

Estado que seja também Presidente de

um Conselho Estadual, cargos que são

tratados, respectivamente, pelas formas

V. Exa. e V. Sa., e o ofício for dirigido

ao cargo hierarquicamente inferior, devem-

se mencionar, no endereçamento

interno, os dois cargos e tratar o destinatário

pela forma hierarquicamente superior:

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Estrangeirismos

Usam-se estrangeirismos no caso de

não existir a palavra em língua portuguesa

ou no caso de o termo em português

dificultar o entendimento do

texto. É bom lembrar que há palavras

ou expressões em língua estrangeira

que se incorporaram de tal forma ao

nosso cotidiano, que, se traduzidas,

mais dificultariam que facilitariam a

compreensão do conteúdo. Como

exemplo, podemos citar termos como

videogame, shopping center, status quo,

outdoor, mouse.

Siglas

Na primeira vez em que forem usadas

nos ofícios, devem ser precedidas da

explicitação de seu significado, a não ser

que sejam de amplo conhecimento do

público ou do destinatário.

Padronização

Estética

A aparência do documento é fator

relevante no caso de ofícios. Deve-se

atentar para o arranjo gráfico do texto,

o tipo, o tamanho e a cor da fonte utilizada,

o tipo de papel, o envelope, etc.

Como orientação geral, recomendase

o uso de letra tamanho 12 (Arial ou

Times New Roman), espaçamento entre as

linhas de 1,5 cm, margens direita e superior

com 3 cm, e esquerda e inferior

com 2 cm.

Não é costume, na Assembléia, numerar

os parágrafos do ofício. Tal praxe

só se justifica no caso de ofícios extensos,

com mais de cinco ou seis parágrafos,

de modo a permitir ao destinatário

fazer a precisa remissão a este ou àquele

período em sua resposta. Deve-se evitar

a numeração do primeiro parágrafo e do

fecho de cortesia.

Além do uso de papel timbrado, é interessante

já vir nele impresso o endereço

completo do órgão, com a inclusão de

dados como número de telefone, fax, caixa

postal, endereço eletrônico e da página

na internet, ou qualquer outro dado

que se faça necessário para facilitar o

contato com o remetente.

O que não se pode esquecer é que

depõe contra os princípios da padronização

e da uniformidade a utilização, por

diferentes setores de um mesmo órgão,

de modelos variados.

No modelo adotado pela Assembléia,

não se usa, por exemplo, o item “Assunto”.

Mas, caso o ofício tenha mais de

uma folha, com mais de cinco parágra-

Exmo. Sr.

...

Secretário de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável e

Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental - Copam

CAPITAL

Nesse caso, pode-se iniciar o ofício usando a seguinte expressão:

Encaminho a V. Exa., Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental,

cópia do ...

100

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

fos, este é um dado que se revela útil, por

facilitar a triagem, pelo destinatário,

quanto à prioridade com que deva ser

tratado aquele documento, sem a necessidade

de se fazer uma leitura completa

do ofício naquele momento.

Preenchimento de envelopes

O envelope utilizado no encaminhamento

de ofício deve ser timbrado,

assim como a folha do papel utilizado,

e deve ser sobrescritado da seguinte

forma:

Of. 530/2006/SGM ó nº do documento que está dentro do envelope

Exmo. Sr. ó forma de tratamento

xxxxxx xxxxxx xxxx ó nome do destinatário

Secretário de Estado de Cultura ó cargo do destinatário

Av. Cristovão Colombo, 317 ó rua, número e complementos

Funcionários ó bairro

30140-010 BELO HORIZONTE - MG ó CEP, localidade e sigla da unidade federativa

Cartas e memorandos

A carta é um tipo de correspondência que, no âmbito do parlamento, pode ser

utilizada pelos gabinetes parlamentares como forma de intercâmbio entre o Deputado

e seus eleitores e que admite, por possuir caráter mais informal, uma linguagem

e estrutura mais flexíveis que as do ofício.

Já o memorando é usado exclusivamente para comunicações internas, com o objetivo

de tratar de assuntos administrativos. De estrutura mais simples, tem na agilidade

sua maior virtude.

Entre o ofício e o memorando, observa-se uma clara diferença: o primeiro é

polivalente, podendo ser externo ou interno, ao passo que o segundo é eminentemente

interno. O que determina o uso do ofício internamente é a importância

do assunto tratado e a necessidade de controle e arquivamento mais

rigorosos.

Na Assembléia Legislativa, os memorandos têm sido paulatinamente substituídos

por comunicações realizadas por meio do sistema de informática ou do correio

eletrônico, como os “e-mails”, que se têm revelado um meio mais rápido e eficaz

para essa finalidade, resultando em economia de tempo e material e evitando a

circulação desnecessária de pessoas e papéis.
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