Não é fácil escrever um oficio, pois devemos seguir algumas regras. Para as Associações ONGs entre outros e de extrema importância saber elaborar desta correspondencia oficial.
vai a baixo regras que a Filhos da Corrente segue na hora de elaborar um Oficio:
vai a baixo regras que a Filhos da Corrente segue na hora de elaborar um Oficio:
Correspondência Oficial
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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Correspondência oficial é aquela que tem origem em órgãos da administração
pública, é elaborada por agentes públicos credenciados a falar em nome da instituição
e tem como finalidade tratar de assuntos relacionados com o serviço público. A
correspondência oficial pode ser interna, quando se dá entre os setores de uma repartição,
ou externa, quando ocorre entre dois órgãos públicos ou entre órgãos públicos
e particulares.
Diversamente da particular, a correspondência oficial não põe em relação dois
indivíduos, mas sim dois órgãos públicos, ou um órgão público e um particular,
por meio de seus agentes. Em razão disso, as marcas autorais do texto de
correspondência oficial tendem a dar lugar a fórmulas impessoais e, em grande
parte, padronizadas.
São documentos que constituem a correspondência oficial o ofício, o memorando,
a carta, o telegrama, como também as mensagens de correio eletrônico, o cartão
ou qualquer texto escrito que tenha como origem um órgão público e por finalidade
o tratamento de assuntos a ele relativos.
Este manual detém-se apenas no exemplo do ofício, por ser o documento mais
amplamente utilizado na Assembléia Legislativa.
Ofício
Modelos nos 66 a 72
O texto mais utilizado na correspondência oficial é certamente o do ofício,
documento de que faz uso o titular do órgão ou alguém por ele indicado, para
tratar dos mais variados assuntos – políticos, administrativos, culturais, financeiros,
etc. – com outros órgãos públicos, com entidades privadas ou diretamente
com os cidadãos.
Por meio de ofícios, são feitos agradecimentos, convites, convocações, intimações,
solicitações, assim como são encaminhados requerimentos, proposições de lei, pedidos
de informação, relatórios finais de comissões, etc.
Na Assembléia, além do uso para correspondência externa, o ofício pode servir
também para correspondência interna entre o Presidente e os demais Deputados.
Essa opção justifica-se pelo fato de os gabinetes, mesmo sendo órgãos internos, funcionarem
com autonomia política dentro do Poder Legislativo.
O ofício é utilizado internamente, por exemplo, para formalizar o convite para
uma reunião do Colégio de Líderes, dar resposta a requerimento, fazer encaminhamento
de documentos, entre outros propósitos.
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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Na Assembléia, adotam-se basicamente
duas formas de se dirigir ao
destinatário: Excelentíssimo Senhor ou
Excelentíssima Senhora, Ilustríssimo Senhor
ou Ilustríssima Senhora, além dos vocativos
eclesiásticos específicos. Em alguns casos,
essas expressões são seguidas dos
nomes dos cargos a que se referem.
Não se usa Prezado Senhor ou Prezada
Senhora, tratamento informal mais
apropriado para a carta, por exemplo.
Um vocativo mais extenso pode indicar
mais deferência para com o destinatário,
como, por exemplo, o uso da
expressão Excelentíssimo Senhor Governador
no lugar de simplesmente Excelentíssimo
Senhor. Tais normas variam
de acordo com cada instituição.
O importante é a uniformidade de
critérios.
Na Assembléia, usa-se o vocativo
sempre por extenso e seguido de dois
pontos. Nada impediria que ele fosse
seguido de vírgula ou que ficasse sem
sinal de pontuação.
e) Texto: é recomendável que cada
ofício contenha um único assunto.
Tratar de vários assuntos num único
ofício dificulta não só o seu controle
e o seu arquivamento, mas também a
compreensão do seu objetivo.
• introdução: deve-se iniciar o texto
da correspondência de forma objetiva
e direta, sem deixar de ser polida. O
que é mais importante deve vir em
primeiro lugar. É recomendável evitar,
na introdução, expressões redundantes
como: Tem este o objetivo de
..., Venho por meio deste informar ..., Venho
pelo presente ..., Sirvo-me do presente
para ... e outras semelhantes.
No lugar delas, pode-se introduzir
o assunto com o uso de verbos no pre-
Estrutura
Modelo nº 66
O ofício apresenta as seguintes partes:
a) Cabeçalho ou timbre: compõem o
cabeçalho o brasão e o nome do órgão.
b) Número de controle: os ofícios
recebem numeração de ordem do setor
de origem dentro de cada ano civil.
Isso permite o controle do documento,
seu acompanhamento e arquivamento.
Tendo em vista a diversidade
de assuntos tratados pelas diferentes
diretorias e gerências, é aconselhável
que cada setor tenha o seu próprio
controle e numeração.
Na resposta a qualquer ofício (ou
a qualquer tipo de correspondência numerado),
deve ser mencionado o seu
número de controle para que o destinatário
possa localizar com facilidade
o ofício que ensejou aquela resposta.
c) Local e data: são colocados no lado
direito da mesma linha em que se
coloca o número de controle do ofício,
devendo-se observar o uso, para o primeiro
dia do mês, de número ordinal.
No caso de o papel timbrado já
conter o nome da cidade, torna-se desnecessário
repetir o local, podendo-se
escrever simplesmente a data.
d) Vocativo: é a primeira referência
que se faz, no texto, ao destinatário
do ofício e determina a forma de
tratamento a ser utilizada no documento.
Um vocativo mais formal indica
um grau de formalidade maior com o
interlocutor, devendo-se manter a coerência
do registro no texto.
95
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
sente do indicativo, tais como: Convido V.
Exa. ..., Informo V. Exa. de que ..., Submeto
à apreciação de V. Exa. ..., Encaminho a
V. Exa. Revma. ..., Solicito a V. Revma. a
gentileza de ..., etc.
Tal praxe não invalida, contudo, o
uso de expressões de polidez como Tenho
o prazer de comunicar a V. Sa. que ...
ou Tenho a honra de convidar V. Exa. ...
Pode-se também introduzir o ofício com
a fórmula Cumprimentando-o cordialmente
... ou Dirijo-me a V. Sa. para ... .
• desenvolvimento: o texto deve ter tantos
parágrafos quantos forem necessários
para o desenvolvimento do assunto,
embora seja comum que se atinja
o objetivo da correspondência com apenas
um parágrafo.
Deve-se evitar o uso de parágrafos
longos, que, além de desencorajarem a
leitura, facilitam a ocorrência de trechos
confusos e obscuros. Frases curtas
e na ordem direta favorecem a clareza
e a objetividade da mensagem. É
conveniente deixar que as idéias de
menor importância fiquem subordinadas
na construção da frase; as idéias
centrais, por sua vez, devem vir no
início ou no fim da frase para que tenham
destaque.
É preciso ficar atento ao paralelismo,
ou seja, ao arranjo de duas ou mais idéias
semelhantes em estruturas semelhantes,
o que favorece a concisão e o equilíbrio
do texto.
f) Fecho de cortesia: o ofício, assim
como as cartas, simula de alguma forma
o ritual de uma conversação. A saudação,
a “conversa” e a despedida corresponderiam,
respectivamente, ao
vocativo, ao assunto tratado e ao fecho.
O fecho pontua, assim, o término da
interação. A sua colocação destacada
cumpre, visualmente, o papel de marcar
o final da “conversação” no ofício.
Devem-se evitar os fechos longos e
rebuscados. Na correspondência oficial
da Assembléia, empregam-se apenas
dois fechos: Respeitosamente e Atenciosamente,
centralizados e seguidos de vírgula.
Usa-se Respeitosamente para autoridades
a quem se queira tratar com especial
deferência e Atenciosamente para as
demais autoridades.
g) Assinatura: o signatário do ofício é
o responsável pelo seu conteúdo. Quem
assina o ofício é o titular do órgão ou
alguém por ele indicado para falar em
nome da instituição, caso em que a situação
deve ser esclarecida no começo do
ofício: Por determinação do Exmo. Sr. Presidente
desta Casa, encaminho ... .
Recomenda-se que o ofício seja assinado
por alguém de posição hierárquica
igual ou semelhante à do destinatário.
A competência para o encaminhamento
(a assinatura) de ofícios é estabelecida,
no caso da Assembléia Legislativa,
pelo seu Regimento Interno. Incumbe
ao Presidente, por exemplo, assinar
os ofícios dirigidos ao Presidente da
República, aos Governadores de Estado
e do Distrito Federal, aos Ministros e aos
Secretários de Estado, aos Presidentes do
Congresso Nacional, da Câmara dos
Deputados, do Senado Federal, das Assembléias
Legislativas e dos Tribunais,
bem como a autoridades diplomáticas e
religiosas. Já o 1°-Secretário assina a correspondência
oficial que não for atribuída
ao Presidente.
96
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Permite-se, na Assembléia, que o
Presidente assine a resposta a toda a correspondência
que lhe for diretamente
dirigida, independentemente de quem a
tenha encaminhado.
Deve-se lembrar que não é necessário
mencionar, no nome do cargo, o
nome da instituição, pois esta é uma informação
que já vem inscrita no timbre
do papel. Assim, abaixo do nome do
Presidente da Assembléia Legislativa,
basta escrever Presidente.
Ofício assinado por
mais de uma pessoa
A ordem de assinaturas segue a
hierarquia dos cargos, começando
do de nível inferior (é como
se o ocupante do cargo mais alto
desse seu aval às informações
prestadas por aquele que tem
acesso direto a elas). No caso de
signatários de mesma hierarquia,
as assinaturas devem vir lado a
lado.
Quando se tratar de cargos hierarquicamente
do mesmo nível,
as assinaturas virão em lista alfabética.
Por exemplo, se houver vários signatários
de mesma posição hierárquica
(todos os Líderes de bancadas,
por exemplo) e o Presidente
da Casa, este assina primeiro, em
destaque, e os demais, em seguida,
em ordem alfabética.
h) Anexo: além de ser usado para encaminhar
documentos, pode servir também
como forma de apresentar informações
cuja articulação seria difícil de fazer
no texto do ofício.
Deve-se mencionar no ofício o número
de anexos, sem especificar o seu conteúdo,
salvo se, por questão de segurança,
houver necessidade de conferência dos
anexos no ato da entrega do documento.
i) Endereçamento interno: deve-se indicar,
na primeira página do ofício, o
nome, o cargo e o endereço do destinatário.
Este pode ser completo ou constituído
simplesmente do nome do Município
e da sigla do Estado.
Deve-se tomar especial cuidado com
a correção do nome e dos dados do destinatário,
a fim de evitar os constrangimentos
que erros nesse registro costumam
causar.
A forma de tratamento utilizada no
endereçamento deve manter a coerência
tanto com o vocativo quanto com o tratamento
utilizado no texto.
Não importando quantas folhas tenha
o ofício, a assinatura deve vir no final
do texto, e o endereçamento interno,
sempre na primeira página.
A elaboração do ofício:
particularidades
Adequação ao contexto
Muito embora haja diretrizes gerais a
serem seguidas na elaboração de um ofício,
vários fatores específicos de cada situação
interferem no modo como ele é
redigido e na modulação que se dá à sua
linguagem. O redator deve avaliar os
elementos da interação no caso concreto:
quem assina e a quem se destina o
ofício, o que se pode dizer, quais as circunstâncias
políticas, o significado de
determinadas expressões no momento,
etc.
97
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Adequação do texto ao destinatário
Ao contrário de documentos como
o pronunciamento, o edital, a portaria
ou o projeto de lei, que possuem múltiplos
e, por vezes, desconhecidos destinatários,
o ofício, com exceção do ofício
circular, é um documento personalizado,
que possui apenas um destinatário, claramente
identificado. Por isso, sempre que
possível, é conveniente, sem banalizações,
observar aspectos como nível de
escolaridade, idade e interesses do destinatário,
para que a mensagem possa
ser mais bem recebida por ele.
É comum, por exemplo, o Presidente
da Assembléia receber dos cidadãos perguntas
sobre a tramitação de determinado
projeto de lei. Na resposta, é importante
adequar a linguagem não só ao
grau de instrução do destinatário, mas ao
conhecimento que este demonstra ter do
processo legislativo. Os termos técnicos,
por exemplo, devem ser evitados ou esclarecidos,
e respostas mais concretas
devem ser buscadas.
É fato comum o remetente ignorar
questões ou solicitações formuladas por
seu interlocutor. Por isso, é muito importante
a atenção para responder ou atender,
da forma mais precisa possível, a todas
as perguntas formuladas ou itens solicitados.
Adequação do texto ao signatário
Quem assina o ofício é o titular do
órgão, mas quem o elabora, na grande
maioria dos casos, é um redator especializado
no assunto, cujo papel é tentar,
com o máximo de fidelidade e da
melhor forma, traduzir, no seu texto, a
intenção do signatário.
Prefere-se na Assembléia o uso da 1ª
pessoa do singular, não obstante haver
quem ache que tal uso possa marcar o
texto com um tom impositivo ou personalista.
Na verdade, ao usar a 1ª pessoa
do singular, o titular de uma instituição
nada mais faz que assumir o papel que
lhe é atribuído, por dever e por direito, de
falar em nome daquele órgão.
Informações implícitas
As informações que o destinatário
do ofício partilha com o remetente indicam
muitas vezes o que se pode omitir
e o que pode ser mais bem explicado
no texto.
Quando, por exemplo, o Presidente
da Assembléia encaminha uma proposição
de lei ao Governador do Estado para
sanção, não é necessário que se explique
no ofício de encaminhamento todo o
processo que deu origem àquela proposição
de lei, já que esse é um conhecimento
dividido implicitamente pelos
dois interlocutores.
Linguagem
Formalidade
Na redação de ofícios, a característica
mais marcante talvez seja a formalidade,
que se expressa na adoção do
padrão culto de linguagem, no uso de
formas de tratamento como V. Exa.,
V. Sa., V. Ema., etc., bem como na
impessoalidade e na neutralidade com
que os assuntos e o destinatário são
tratados. Tais características conjugamse
bem com um registro mais formal
e com a observância das regras prescritas
pela gramática normativa.
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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Objetividade
O ofício tem-se aproximado, em
sua forma e linguagem, das cartas comerciais,
cuja principal característica é
a objetividade. Sem dispensar a polidez
e a cortesia, deve-se buscar um
texto acessível, direto e preciso, evitando-
se o uso de jargões, clichês, frases
feitas, arcaísmos e preciosismos e também
as digressões e as frases vazias,
destituídas de sentido.
Cordialidade
É regra que o ofício seja cordial
e amistoso. No entanto, dependendo
do assunto, o tom pode (e deve)
variar, uma vez que o documento pode
também ser usado para protestar
contra determinada situação. De qualquer
forma, a elegância, a polidez e o
respeito pelo destinatário devem ser
mantidos.
A título de exemplo, fazer um pedido
com Solicito-lhe a gentileza de enviar a esta
Casa é diferente de fazê-lo com Solicitolhe
enviar a esta Casa.
Formas de tratamento
A forma de tratamento é escolhida
em função do cargo, e não da pessoa
que o ocupa, e o termo que será usado
varia, considerando-se a relação hierárquica
entre remetente e destinatário.
O quadro constante neste manual
apresenta as convenções adotadas na
Assembléia.
Na dúvida, deve-se dar preferência à
forma de tratamento que confira maior
distinção.
Caso se queira demonstrar deferência
com determinada autoridade, todas as
formas de tratamento devem vir por extenso,
tanto no texto quanto no
endereçamento interno.
Digníssimo – A Assembléia eliminou,
em todos os casos, o uso dos adjetivos
Digníssimo (DD. ou Dig.mo), Mui Digno
(MD.) e Meritíssimo (MM. ou M.mo), tanto
no encaminhamento quanto no envelope.
Doutor – Não é forma de tratamento,
mas um título acadêmico conferido
àqueles que possuem doutorado.
No entanto, é praxe no Brasil o
uso desse título para tratar não só as
autoridades de maneira geral, mas
médicos e advogados, entre outras
categorias profissionais. Atendendo ao
costume, é aceitável, mas não recomendável,
usar Dr. ou Dra. antes do
nome de autoridades públicas.
Destinatário com dois cargos de hierarquia
diferente – Quando o destinatário
do ofício ocupa, simultaneamente,
dois cargos de hierarquia diferente,
que mereçam formas distintas
de tratamento, deve-se tratar a pessoa
pela forma usada para o cargo
hierarquicamente superior.
Exemplo:
Se o destinatário for um Secretário de
Estado que seja também Presidente de
um Conselho Estadual, cargos que são
tratados, respectivamente, pelas formas
V. Exa. e V. Sa., e o ofício for dirigido
ao cargo hierarquicamente inferior, devem-
se mencionar, no endereçamento
interno, os dois cargos e tratar o destinatário
pela forma hierarquicamente superior:
99
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Estrangeirismos
Usam-se estrangeirismos no caso de
não existir a palavra em língua portuguesa
ou no caso de o termo em português
dificultar o entendimento do
texto. É bom lembrar que há palavras
ou expressões em língua estrangeira
que se incorporaram de tal forma ao
nosso cotidiano, que, se traduzidas,
mais dificultariam que facilitariam a
compreensão do conteúdo. Como
exemplo, podemos citar termos como
videogame, shopping center, status quo,
outdoor, mouse.
Siglas
Na primeira vez em que forem usadas
nos ofícios, devem ser precedidas da
explicitação de seu significado, a não ser
que sejam de amplo conhecimento do
público ou do destinatário.
Padronização
Estética
A aparência do documento é fator
relevante no caso de ofícios. Deve-se
atentar para o arranjo gráfico do texto,
o tipo, o tamanho e a cor da fonte utilizada,
o tipo de papel, o envelope, etc.
Como orientação geral, recomendase
o uso de letra tamanho 12 (Arial ou
Times New Roman), espaçamento entre as
linhas de 1,5 cm, margens direita e superior
com 3 cm, e esquerda e inferior
com 2 cm.
Não é costume, na Assembléia, numerar
os parágrafos do ofício. Tal praxe
só se justifica no caso de ofícios extensos,
com mais de cinco ou seis parágrafos,
de modo a permitir ao destinatário
fazer a precisa remissão a este ou àquele
período em sua resposta. Deve-se evitar
a numeração do primeiro parágrafo e do
fecho de cortesia.
Além do uso de papel timbrado, é interessante
já vir nele impresso o endereço
completo do órgão, com a inclusão de
dados como número de telefone, fax, caixa
postal, endereço eletrônico e da página
na internet, ou qualquer outro dado
que se faça necessário para facilitar o
contato com o remetente.
O que não se pode esquecer é que
depõe contra os princípios da padronização
e da uniformidade a utilização, por
diferentes setores de um mesmo órgão,
de modelos variados.
No modelo adotado pela Assembléia,
não se usa, por exemplo, o item “Assunto”.
Mas, caso o ofício tenha mais de
uma folha, com mais de cinco parágra-
Exmo. Sr.
...
Secretário de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável e
Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental - Copam
CAPITAL
Nesse caso, pode-se iniciar o ofício usando a seguinte expressão:
Encaminho a V. Exa., Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental,
cópia do ...
100
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
fos, este é um dado que se revela útil, por
facilitar a triagem, pelo destinatário,
quanto à prioridade com que deva ser
tratado aquele documento, sem a necessidade
de se fazer uma leitura completa
do ofício naquele momento.
Preenchimento de envelopes
O envelope utilizado no encaminhamento
de ofício deve ser timbrado,
assim como a folha do papel utilizado,
e deve ser sobrescritado da seguinte
forma:
Of. 530/2006/SGM ó nº do documento que está dentro do envelope
Exmo. Sr. ó forma de tratamento
xxxxxx xxxxxx xxxx ó nome do destinatário
Secretário de Estado de Cultura ó cargo do destinatário
Av. Cristovão Colombo, 317 ó rua, número e complementos
Funcionários ó bairro
30140-010 BELO HORIZONTE - MG ó CEP, localidade e sigla da unidade federativa
Cartas e memorandos
A carta é um tipo de correspondência que, no âmbito do parlamento, pode ser
utilizada pelos gabinetes parlamentares como forma de intercâmbio entre o Deputado
e seus eleitores e que admite, por possuir caráter mais informal, uma linguagem
e estrutura mais flexíveis que as do ofício.
Já o memorando é usado exclusivamente para comunicações internas, com o objetivo
de tratar de assuntos administrativos. De estrutura mais simples, tem na agilidade
sua maior virtude.
Entre o ofício e o memorando, observa-se uma clara diferença: o primeiro é
polivalente, podendo ser externo ou interno, ao passo que o segundo é eminentemente
interno. O que determina o uso do ofício internamente é a importância
do assunto tratado e a necessidade de controle e arquivamento mais
rigorosos.
Na Assembléia Legislativa, os memorandos têm sido paulatinamente substituídos
por comunicações realizadas por meio do sistema de informática ou do correio
eletrônico, como os “e-mails”, que se têm revelado um meio mais rápido e eficaz
para essa finalidade, resultando em economia de tempo e material e evitando a
circulação desnecessária de pessoas e papéis.
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